GuiDE: 6 tips för en lyckad onboarding
SÅ GER DU DIN NYA MEDARBETARE DEN BÄSTA Introduktionen
Har du precis anställt en ny medarbetare? Kvaliteten på din onboarding spelar roll. Här delar vi med oss av 6 tips för att starta er relation på bästa sätt.
Onboardingprocessen är kritisk, oavsett företagets storlek. En noggrant planerad och väl genomförd onboarding är en en investering i både individens och företagets framtid. Under denna första introduktionstid lägger du grunden för samarbetet och den framtida relationen med din nyanställde.
Med en bra onboarding har du som arbetsgivare möjlighet att skapa högre produktivitet, teamkänsla, engagemang och kanske det viktigaste av allt- att få din nyanställda att trivas och vilja stanna på lång sikt.
Hur går du då tillväga?
Guide: 6 tips för en lyckad onboardingprocess:
1. Preboarding
Onboardingprocessen startar redan innan den anställda är på plats. Preboarding, steget mellan avtalssignering och onboardingen, är avgörande för att behålla kandidater och skapa ett positivt första intryck av arbetsplatsen.
På en arbetsmarknad med tuff konkurrens är det viktigt att behålla kandidaterna och skapa ett positivt första intryck av den nya arbetsplatsen.
Vill du ha tips på preboarding? Läs “Preboarding- tappa inte drömkandidaten!”
2. Tydlig plan och struktur
Kontakta den nya medarbetaren dagarna innan uppstart, med ett mail som beskriver förväntningarna för första dagen/veckan. Bifoga en genomarbetad onboardingplan och ett samlat material som exempelvis kan innehålla:
– agenda för första dagen
– företagsvärderingar
– översikt av arbetsuppgifter
– introduktion av teamet
– översikt av de system som används
– viktiga hemsidor
Planering, förberedelse och struktur är viktigt. Det skapar tydlighet och trygghet för den som kommer ny och det ger den nya medarbetaren klarhet kring förväntningar. Informera gärna det övriga teamet om onboardingprocessen, det underlättar att vara behjälplig om man vet hur upplägget ser ut.
3. Individanpassa onboardingen
När den nyanställda väl är på plats är det en god idé att tillsammans gå igenom planen för onboardingprocessen. Utöver en strukturerad plan så är det även bra att göra onboardingen individanpassad utifrån medarbetarens behov, bakgrund och erfarenheter. Lyssna in din nya kollega utifrån dennes tidigare kunskaper så kommer onboardingen bli ännu mer värdefull och ett bevis på att du har tänkt till.
Kommer din nya medarbetare att arbeta på distans? Skapa kvalitativt digitalt onboardingmaterial, men se även till att träffas IRL under onboardingen.
När första anställningsdagen väl är här så är det viktigt att den nya medarbetaren alltid introduceras för sina kollegor och ledare. Detta ger en möjlighet för alla att lära känna varandra och skapar en inkluderande atmosfär från början.
Som en fin gest är det ofta mycket uppskattat att välkomna den nya kollegan lite extra i form av blommor, choklad eller liknande. Då känner sig medarbetaren lite extra sedd och ihågkommen!
4. Sociala aktiviteter
Det viktigaste av allt är att skapa tid för nya medarbetare och det gäller både för chefer och teamet. Avsätt några minuter för korta avstämningar de första veckorna och bjud gärna på en fika där ni pratar om annat än jobb. Ha korta avstämningar inbokade i kalendern från dag ett!
Fundera på om det finns möjligheter att planera sociala aktiviteter eller teambuilding-aktiviteter för att främja relationer och skapa en positiv atmosfär. Det kan vara allt från luncher och fikastunder till teamaktiviteter utanför arbetsplatsen.
Våga vara nyfiken och visa att du är intresserad och nyfiken på din nya kollega för att bidra till en bra inkludering. De första två veckorna är det bra att man har avsatt mer tid och fokus på onboarding för att sedan bli mindre frekvent för varje vecka som går.
5. Mentorskap
En viktig del av onboardingprocessen är att erbjuda medarbetaren en fadder eller mentor som finns tillgänglig, tar sig tid och stöttar vid eventuella frågetecken. Detta underlättar integrationen och ger den nya medarbetaren en trygg punkt för frågor och stöd under onboardingprocessen.
Utse gärna en eller flera personer som kan bidra till en bra introduktion- både med inspiration och kunskap.
6. Ha tålamod – låt det ta tid
En bra onboarding tar tid- och låt det ta tid. Prata gärna om förväntningar med din nya medarbetare i början så ni känner att ni är på samma plan. Glöm inte att följa upp så ni är fortsatt på samma plan! Om inte förväntningarna ligger i linje med varandra så kan det bidra till negativ stress och press.
Håll en öppen och kontinuerlig kommunikation. Informera den nya medarbetaren om företagets nyheter, förändringar och projekt för att hålla personen uppdaterade och engagerade.
Längden på en onboardingprocess varierar. Vissa företag väljer att ha en genomgång på en vecka, ibland två veckor och ibland en månad. Det tar givetvis längre tid än så innan den anställda helt har landat i den nya organisationen.
Efter avslutad onboarding, genomför en uppföljning för att säkerställa att den nya medarbetaren har integrerats väl. Använd insikterna från onboardingprocessen för att ständigt förbättra och anpassa onboardingupplevelsen för framtida nyanställda. Var lyhörd och flexibel.
Sist men inte minst, tänk på allt nyttigt som ni får ut av en positiv och lyckad onboarding, för så väl anställd som bolag:
En medarbetare som:
· känner sig inkluderad.
· kommer vilja stanna på förtaget längre.
· kommer in i arbetet snabbare.
· bidrar till en bättre teamkänsla.
Kollegor är bland det finaste vi har så visst förtjänar din nästa kollega det allra bästa? – En ordentlig och välplanerad onboarding.
På Nexer Recruit är vi experter på hela rekryteringsprocessen- från kompetensprofil till onboarding.
Vill du veta vad som ingår i vår tjänst?
Tveka inte att höra av dig!